佛教圖書館館訊 第六期 85年 6月

談佛教圖書資料採訪作業

慧　翔


前言

　　佛教圖書館的採訪作業與一般圖書館大同小異，但由於佛教圖書館有很多資料是以印經會方式出版，因此在掌握圖書資料的訊息上較其他學科難，且由於佛教圖書館大都是「一人圖書館」，在人力與經費有限的狀況下，要使採訪工作上軌道，實屬不易。本文是筆者服務於佛教圖書館做採訪工作之經驗談，以問題方式整理出來，就教各位先進大德。

一、如何知道佛教圖書資料出版訊息？

答：（一）蒐集書訊

1. 圖書類：新書訊息可參閱國家圖書館編印之「國際標準書號中心通訊」或新聞局
　 出版之「書香月刊」，並與佛教圖書出版社建立資訊來往，如：佛光出版社、圓
　 明出版社、法界出版社、新文豐出版社，發函邀請對方若有新書出版能固定將書
　 目寄贈圖書館。

2. 期刊類：可參閱每期「國家圖書館館訊」之「期刊選目」，根據其收錄新登記發
　 行之期刊，以瞭解是否有佛教刊物，或閱讀其他佛教雜誌之報導。

3. 會議性資料類：注意各界舉辦之學術會議，通常會發行論文集。目前在佛教界有
　 幾個固定的學術會議，如：中華國際佛學會議、國際佛教教育研討會、全國佛學
　 論文發表會議等，以上的會議是長期舉辦，其他不定期會議則可由雜誌廣告或網
　 路上得知訊息。

（二）採訪人員安排固定時間逛書店：可自我規定每月逛書店一次，以瞭解新書出版
　　　訊息。

二、如何知道印經會出版之圖書資料？

答：國內佛教印經單位相當多，將近三十多所，然而這些印經單位，並非一直都存在
　　，常是因某因緣而發起印書，故持續不久。長期一直以印經為主的團體，目前有
　　佛陀教育基金會、大乘精舍印經會、圓光印經會等。這些單位的出版訊息如何能
　　知道呢？

1. 佛陀教育基金會每個月出版「佛陀教育月刊」刊載該會印有那些書籍，可以參考
　 索取。

2. 大乘精舍印經會，有成立會員制度，各館可視需要加入印經會，該會會固定寄出
　 版書籍給會員。有關每月印經之內容於該單位出版的「慈雲雜誌」有刊載。

3. 其餘各印經會可採用發函方式，請求各印經會將該單位固定印行之經書定期主動
　 寄贈圖書館以充實館藏。

三、回溯性資料如何索取？

答：常會有圖書館反應新館成立舊資料買不到，或早期典藏不完整之資料如何處理。
　　依經驗可採用以下方式辦理：

1. 發函給同質圖書館徵求舊資料。

2. 若屬期刊，當年度有缺則於該年度結束立即向雜誌社補齊。年代久遠之期刊，則
　 可詢問該社有無出版合刊本。

3. 向原出版單位索取，若該單位已無存書，則可請其代為影印，以方便典藏。

四、新館成立如何索取圖書基本館藏？

答：目前佛陀教育基金會設有一項制度，若有圖書館欲成立，可以公函該會，該會會
　　準備一些佛教圖書館基本館藏供典藏。另可發函給同類型之佛教圖書館邀請捐贈
　　圖書資料或提供書訊。

五、圖書資料採訪流程如何？

答：採訪流程各館不盡相同，在此僅舉一般通則：

1. 選書：蒐集出版目錄、書商目錄等目錄工具及出版消息。

2. 整理介購單：將讀者所提之介購單依書名排序。

3. 查證書目資料之正確性：查證內容包括題名、作者、出版年代、出版單位、資料
　 類型等。

4. 查核複本：將整理好的介購單核對館藏目錄、訂購中的各項記錄及出版書目資
　 料。

5. 製作訂購單：將擬購之正確書目資料，填於訂購單。

6. 送呈核簽：交由單位負責審核，核准後以便申請經費。

7. 寄發訂購單：依訂購方式辦理，如：採用劃撥方式或請代理商辦理，分類整理後
　 寄發。

8. 驗收：核對書目正確否及檢查圖書有無破損、缺頁、印刷模糊，檢驗符合後即可
　 加蓋館藏章完成驗收工作。

9. 登帳及付款：若採書到後付款，則於驗收通過後再行付款。

10. 移送編目：移送編目組編目，做圖書加工。

11. 新書展示：圖書編目完畢，上架供讀者閱讀。

12. 通知介購者：若該書係讀者推薦，可於新書展示後通知讀者到館辦理借閱。

六、大批贈送之圖書資料（如：結緣書）如何處理？

答：由於一般人認為「印經有功德」，因此常會有很多印經會，不定期寄贈大批佛書
　　到圖書館。圖書館收到這些書的處理方式有以下幾種：

1. 先挑選符合館藏政策之圖書及數量。

2. 若一書內容與館藏相同，僅重新排版印刷，圖書館可視情形代換破舊、毀損之舊
　 書。

3. 與館員（義工）結緣。

4. 辦活動時當作獎品。

5. 轉贈他館。

6. 於法會活動時舉辦書展與信眾結緣。

7. 以交換方式取得本館所無資料。

8. 退回原處：若無法處理則退回原處。

　　為要避免大批贈閱佛書進入圖書館，造成作業上的負擔，最徹底解決之道是，凡有單位要贈書，若僅一種書，可請其先寄一本給圖書館，待閱畢後再去電或回函索取所需數量；若有多種類圖書，則可請其先列印一份贈書清單，提供圖書館參考勾選，以免浪費資源。

七、如何淘汰書籍？作業流程為何？

答：一、淘汰原則：

（一）一般圖書

1. 內容不符合本館館藏發展政策者。

2. 已有新版之舊版書籍。

3. 殘缺、破損不利閱讀之書籍。

4. 過多之複本書。

5. 各單行本已有彙編本。

6. 五年內未被借閱流通之書籍。

（二）工具書

1. 內容重覆之工具書，擇優使用，餘者可淘汰。

2. 索引、摘要、書目有彙刊本時，單行本可淘汰。

3. 百科全書如有新版且內容可代替舊版者，可將舊版淘汰。

4. 字典、辭典保留最新版，舊版可淘汰。

（三）期刊

1. 內容發展不符合本館館藏發展政策者。

2. 閱讀率低且讀者反應差者，可予停訂。

3. 字體過小，不利閱讀者。

4. 零星不全之期刊。

5. 期刊內容之廣告部份（如：書訊、法會、徵信名單）佔全文1/2，過期後則可淘
　 汰。

6. 已經殘破毀損者。

二、淘汰流程

1. 確立淘汰標準與淘汰的處理方法。

2. 找出待淘汰之圖書。

3. 由其他人進行複審：如：館長審核。

4. 修正館藏記錄。

5. 移架。

6. 張貼公告：目的在告示讀者。

八、過期期刊不裝訂，如何處理？

答：過期期刊不裝訂，圖書館可以採用以下方式處理：

1. 佳文可以剪輯。

2. 轉贈其他圖書館。

九、佛教期刊採訪原則為何？

答：1. 已訂的期刊不隨意停訂。

2. 新發行的期刊不隨意訂閱，可先索取一期試閱，再決定是否訂閱。

3. 已訂的期刊，如有缺期，視館藏政策及學術價值，補充完整。

4. 可查閱讀者期刊借閱檔，確定續訂否。

5. 廣告過多之雜誌不訂。

十、如何選擇代理商？

答：選擇代理商需考慮以下幾點：

1. 規模：選擇有信譽、規模大及經銷範圍較廣之書商為優先考慮。

2. 折扣：決定折扣多少的因素包括購買量、種類、服務程度。普通圖書折扣多，高
　 度學術性或技術性的著作折扣少。

3. 速度：圖書送達之速度。

4. 服務：對於資料有誤，補換速度如何。

5. 價格：有關計價方式、付款方式，匯率之計算需合理。

　　另外，還可向鄰近圖書館打聽、查尋代理商名錄、直接向代理商索取資料和目錄，瞭解收費標準、作業方式、服務項目、或根據期刊決定最合適的代理商，以書刊名單選送數家代理商估價，用比價招標方式決定代理商；在選定代理商後，要求當面討論，一旦決定代理商後，不要輕易更換；若訂購刊物繁多，應選擇數家代理商，增加效率。

十一、國內中文佛書有否代理商？

答：國內佛學書籍主要代理商有圓明出版社。各館亦可找就近之佛教文物中心洽辦或
　　一般出版社代理。

十二、外文圖書如何採購？

答：1. 透過代理商訂購：直接向國外出版社採購、委由國內代理商或國外代理商採
　　　 購。

2. 方式：整理圖書清單、查對書目資料、製作訂單、結匯報關、發出訂單、核對發
　 票、付款、辦理報關提貨手續、收書、核對書目、發票資料、訂購資料。

十三、大陸出版品在臺灣有那些代理商？

答：目前大陸出版品在臺灣之代理商相當多，且會固定將書訊寄到圖書館，圖書館可
　　以透過此書單選擇出版品。就個人所知大陸出版品在臺灣的代理商收集佛學圖書
　　較多的有「香港三聯書店」、「文星圖書公司」、「成文圖書館公司」、「學峰
　　」、「藝林」等。

十四、圖書館應具備那些採訪公函？

答：圖書館對外採訪之信函相當多，在此舉八種常用的格式，供大家參考。

1. 致謝函


　敬啟者：頃承

　惠贈「佛陀啟示」等書計10冊，至誠感謝，除編目典藏，以供閱覽外，
　謹申謝忱。並盼今後如蒙源源分溉，尤為感荷。

　　　　此致

　○○出版社

○○圖書館　敬啟　
年　　月　　日　




2. 徵求函


　敬啟者：茲聞

　　　貴社出版「佛陀啟示」一書，內容豐富，立論精闢，敬請惠贈10冊
　，俾充實館藏，以供眾閱覽。倘蒙　惠允，無任感荷。

　　　　此致

　○○出版社

○○圖書館　敬啟　
年　　月　　日　




3. 徵求交換函


　　　本中心為使圖書資料得以互通有無，擬按照下列條件與 貴館訂定
　交換計畫：

　　　交換條件：□以件易件 □計值交換（請打ˇ）

　　　交換範圍：

　　　如蒙同意，請來函通知，並寄送貴館可供交換之書刊目錄為荷。

　　　　此致

　○○圖書館

○○圖書館　敬啟　
年　　月　　日　


　附件：(1) 本館可提供交換之書刊目錄一份
　　　　(2) 本館企望獲得交換之書刊目錄一份



4. 回覆交換函


　　　貴館　年　月　日來函願與本館訂定交換事宜，敬悉。

　　　□本館同意　貴館交換條件，檢附本館可供交換之書刊目錄一份，
　　　　敬請參閱。

　　　□本館因下列原因，婉謝　貴館所提交換書刊

　　　□與本館典藏政策不符

　　　□已有複本

　　　　此致

　○○圖書館

○○圖書館　敬啟　
年　　月　　日　




5. 退雜誌函


　敬啟者敬鑒：

　　　貴刊以宣揚正知正見為主，立意令人感佩。然因不符本館讀者所需
　，為免郵資及刊物之浪費，只得忍痛割愛，懇請 貴刊暫予停寄，不勝
　感激。

　　　　此致

　○○雜誌社

○○圖書館　敬啟　
年　　月　　日　




6. 更正通知單


　敬啟者:

　　　本館於85年7月1日訂購「大藏經」一套，經驗收後發現第二十四冊
　倒裝及破損，特此函請查照更換，為荷

　　　　此致

　○○出版社

○○圖書館　敬啟　
年　　月　　日　




7. 索取出版圖書目錄函


　敬啟者：

　　　本館為充實館藏，正積極蒐集各種佛學相關資料，頃聞貴　單位所
　出版之圖書，頗符合本館典藏，故請賜知圖書目錄、訂購辦法及價格等
　相關事宜，以為選購之參考。若蒙應允，無任感荷！

　　　　此致

　○○出版社

○○圖書館　敬啟　
年　　月　　日　




8. 索缺期期刊


　敬啟者：承蒙

　惠贈「○○月刊」，至深感謝，本館為作永久保存，擬裝訂成冊，惟查
　本館尚缺第五期，煩請惠賜補贈，以成全璧，便利閱覽，無任企盼！

　　　　此致

　○○雜誌社

○○圖書館　敬啟　
年　　月　　日　




十五、圖書館之採購檔案如何建立？

答：圖書館可視採訪量、人力、經費、服務品質等因素來決定採購檔案之多寡。以下
　　就一般圖書館所建之採訪檔案內容提供參考，各圖書館可依需要設立。

1. 「介購檔」：讀者推薦及各單位介購之資料，依書名筆劃排列，以便查核及複本
　 控制。

2. 「擬購檔」：經查核、補正、複本控制後，確定欲購買之書，依出版商排列。

3. 「訂購中檔」：即圖書館已發出訂單給出版商或代理商，但未收到資料的一項記
　 錄。依出版社排，但若有兩聯單則另一聯可依書名排列，以便於檢索。

4. 「處理中檔」：即圖書已進館但尚在採訪審查中或編目處理中還未上架之圖書記
　 錄，可先依進館時間排再依書名排列。
註：若圖書館採訪量少，可將「訂購中檔」和「處理中檔」二檔合併。

5. 「續訂檔」：即持續訂購，亦即長期訂購檔，如期刊、大部頭書之分批出版書目
　 資料之代理商、價格、起訂時間、付款狀況、催索記錄。

6. 「發票檔」：為代理商或書商寄給圖書館之收據，依代理商或出版商排再依發票
　 號排。

7. 「經費檔」：採購資料的經費分配和花費記錄，可依資料類型分類。

8. 「代理商檔」：與代理商往來之信函，如：折扣、付款方式等事宜。

9. 「訂購函件檔」：與出版商或代理商往來信件、合約及各類通知，經處理後之資
　 料。完整之採訪資料，以一次案結為一份檔。

10. 「出版商名錄檔」：各出版商之名片，以活頁之名片夾整理，以便隨時增刪。

11. 「出版目錄檔」：依出版社筆劃排，以輕便夾方式整理，每個檔夾子放入各出版
　　社最新目錄。

十六、佛教圖書館如何募化圖書經費？

答：圖書館募款之目的是為了增加館藏經費，其意義在取得大眾對圖書館的支持。

（一）、募化內容有兩種：

1. 直接募化金錢：此種方式提供圖書館靈活運用性高。

2. 請對方直接購買所需之書：此方式可省去圖書館採購時間，且一般捐獻者喜歡採
　 用此方式，可知道自己所捐的錢買何書，但此方式用於募化購置大套書較佳。

（二）、募款方式

1. 向基金會化緣：目前很多基金會為了享用免稅優惠，樂意捐款回饋社會。

2. 舉辦活動或法會募捐。

3. 利用館藏複本書當媒介義賣。

4. 專案募款：如：大藏經之購買。

5. 成立會員制，按月繳交圖書會費。

6. 於圖書館擺置捐獻箱。

7. 做海報張貼募款訊息。

　　募化圖書經費，主要在募化主題明確及掌握可化緣之訊息，並將所募得經費用在充實館藏上，讀者受益後自然就會回饋。

十七、買不到之圖書採用影印典藏，是否合法？

答：依著作權第四十八條規定：供公眾使用之圖書館、博物館等文教機構應同性質機
　　構之要求，可就已絕版或難以購得之著作，予以重製。

十八、接受他人所贈送之圖書資料，如為尚未公開發表者，圖書館應如
　　　何處理？

答：接受著作人贈送之著作，如為尚未公開發表之著作，應請其授權同意（或有條件
　　）將公開供眾閱覽、重製等權利賦予圖書館，否則圖書館僅能將其著作深鎖珍藏
　　，不能開放供人研究閱覽，亦不能將其內容加以抄繕整理出版。


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