佛教圖書館館訊 第六期 85年 6月
佛教圖書館選採工作進行的方式：
以法光佛研所為例
法光佛教文化研究所圖書館館長 張素禎
【摘要】：圖書資料的選擇與採訪工作是項繁雜的程序，但也是門有趣的學問。其所以值得探究，在於選採工作的品質直接影響圖書館的館藏水準。現今圖書資訊雖發達，但佛學方面的圖書資料之徵集與其他學科相較，還是較不易進行，尤以外文的佛學資訊最明顯。本文旨在陳述法光佛研所圖書館選採工作的進行方式，以供各佛教圖書館參考與分享。
關鍵詞：選擇；採訪；館藏；佛教圖書館
Selection；Acqusitions；Collection；Buddhist Libraries
法光佛教文化研究所圖書館成立的目的在於配合佛研所的課程目標，提供教師教學與研究生學習、研究所需的資料。因此，圖書館以此宗旨做為圖書資料徵集行動的準則。
為配合本所師生的教學與支援其研究，本館採訪的圖書資料語言計有中、英、日、藏、巴利文等。徵集以印刷資料如圖書及期刊為主，非印刷資料如光碟、錄音帶及錄影帶等佔少數。
本館徵集的管道分兩方面：一為讀者贈送，另一為本館購買。
贈送方面：贈送來源有外界贈書與本所師生的贈書。教師與研究生們將其以前上課用過的圖書資料；或將其學術論著贈送給本館，以供日後進來的學生參考，抑或從國內、國外帶回一些他們認為對教學研究有助益的資料贈送給圖書館，以豐富館藏。外界的贈送可分佛學學術研究、專書著者與一般讀者的贈送。贈予本館的資料有單冊書籍，也有叢書系列。如為叢書類，則需追蹤其出版與運送狀況，避免書籍贈送不齊或遺漏等狀況發生。無論所內或外界的贈書送至本館後，一律與館藏書目核對，本館如未收錄才納入；如已收錄，則不再收藏，以避免不必要的複本出現，佔據有限的館藏空間。再則，所有的贈書本館並非照單全收，必需與佛研所的教學研究宗旨相符才會收錄，此目的除避免佔據圖書館空間外，更重要的是避免破壞館藏水準。
購買方面：前面曾提過本館購買的資料以圖書與期刊為主。選書工作主要由本所的教師與館員來擔任。資訊的來源有師生推薦、出版社與書商的目錄、期刊內附的書評及政府和研究機構出版品書目等方面。
徵集程序：在本館獲得上述資訊來源後，經由老師與館員挑選出適合本館蒐藏的資料，再進行書目資料與複本的查證、查核工作，以確定資料的正確性與本館是否已收錄，待此工作完畢之後，製作書目訂購單，而後與出版社及書商聯繫，著手進行採購工作。與國內外出版社及書商聯絡購買事宜、詢問書價可透過書信、傳真或E-Mail等方式進行。本館在收到報價單（invoice）之後，與先前的訂購單核對書目是否相符，而後向所內的會計出納單位申請採購經費。如在國內購買，可透過郵政劃撥寄送款項，如向國外訂購，則以外匯方式送達國外出版社及書商手中，待匯款手續完成後，將匯款日期記錄下來及預估資料的到期日。資料到館後，驗收工作開始：與購買此批資料的訂購單核對，再次確認書名是否相符；新書的裝訂、字體印刷是否有缺失、有無缺頁等問題，如有瑕疵，退回對方請他們重寄；注意是否有漏寄資料，如有遺漏，則通知書商或出版社補寄。上述細節皆是驗收過程不可忽略的。待這些要項處理完畢後，則可進行分類編目的資料處理工作。圖書資料如在預估的到期日之後一段時間仍未送達本館，本館將會進行追蹤的工作，聯絡出版社或書商，詢問是否已將本館訂購的資料寄出，也請對方查證運送過程細節。待上述工作處理完畢後，才算完成此次的採購工作。
本館主要是透過書商及與出版社直接接洽進行資料的採購工作。國內採購部分直接與各出版社聯繫；國外部分，日本方面透過代理商購買圖書與期刊資料，歐洲、美國、印度及斯里蘭卡方面，圖書的採購與出版社及書商接洽皆有，但期刊部分皆直接與各出版社聯繫，而大陸的圖書資料則透過香港代理商進行採購工作。除上述的正式管道之外，本館另有非正式購買管道採購圖書資料：如委託在國外就讀的本所留學生，在其就讀的國家，就近幫本館購買所需的圖書，寄回所內，此一購買與運送手續所需費用皆由本館支付；再則老師們寒暑假出國時，也可撥空幫本館挑選適合的館藏資料。至於大陸出版品部分，除可委託本所師生去大陸時，幫忙採購、攜回或寄運回來外，尚可向一些經常往來於兩岸的圖書掮客採購，以達豐富館藏之效。
印刷資料的徵集過程是一項繁瑣的工作，但每項細節卻是馬虎不得的。在執行過程中如有一細節疏忽，將造成圖書館與讀者的損失，所以館員須具專業、細心與耐心及服務的熱忱等多方素養。如此繁雜的採購工作，如何使它進行有效率呢？這的確是一項值得深思的問題。除傳統式的採購管道確實執行外，尚可透過網際網路（Internet）獲取最新書目資訊、選購新書與進行溝通、聯繫的工作，這在外文圖書、期刊的採購方面更具成效。用E-Mail與外國出版社及書商書信往返及進行採購工作，皆有助提升資料採購的效率。此外經費的不足往往是造成圖書館館藏貧乏的主因，因此行政單位除對圖書館業務有所了解外，且需與圖書館有效配合、全力支援，妥善運用有限的經費，遵循一段完整的採購原則，如此一來不但資料採購能夠有效地順利進行外，也使得館藏資源能盡量滿足其所欲服務對象的需求。
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