佛教圖書館館刊 第四十七期 97年6月
法鼓山年鑑的編製釋果毅 法鼓文化總編輯【摘要】法鼓山為聖嚴法師所創辦的佛教團體,成立於1989年。2002年起設立年鑑編輯組專責編製法鼓山年鑑,至2007年為止,已陸續完成2002、2003、2004、2005、2006單年各一冊年鑑;1989年至2001年,合編為《1989∼2001法鼓山年鑑》,三冊一輯。本文就以下四部分:一、企劃與定位,二、編輯作業,三、推廣,四、電子化,詳細闡述年鑑編製的方式、流程、關鍵技術等,以及年鑑的應用範圍,並述及其意義與價值。 本文除分享紙本編輯經驗外,也分享發展電子化格式的過程與成果,希望年鑑中的歷史資料能活化、立體化,以作為組織未來發展運作的參考,同時也提供社會各界,例如宗教界、佛教界、文化界、教育界之用,充分發揮「今人之鑑,後人之師」的功能。 關鍵詞:法鼓山;年鑑;企劃與定位;編輯;電子化 概述 法鼓山為聖嚴師父所創辦的佛教團體,成立於1989年。2002年起開始編製年鑑,至2007年為止,已經完成2002、2003、2004、2005、2006單年各一冊年鑑;1989年至2001年,則合編為《1989∼2001法鼓山年鑑》,三冊一輯。(見表一) 一開始因為沒有年鑑製作的相關經驗,只好廣蒐各種版本的年鑑,予以仔細研究,分析其結構、內容、編輯、印刷裝訂等,在與編輯人員反覆的研討,才得以邁開編輯的步伐。五年來,從艱辛到穩定,從忙亂到就序,逐漸摸索出一條路,累積些許年鑑的製作經驗。以下則分別從企劃與定位、編輯作業、推廣、電子化等闡述法鼓山年鑑的編製方法。 企劃與定位 在計畫編製法鼓山年鑑之前,必須先完成三項準備工作。首先是定位,其次確認內容架構,三是前置工作。這三項關鍵攸關年鑑的品質,其內容茲分述如下: 表一:1989∼2006年《法鼓山年鑑》
一、定位 法鼓山年鑑,顧名思義是透過文字、圖片影像的記錄,為法鼓山保存歷史資料。然而若進一步探究,所謂「鑑」的意思,本有鏡子的意思,引申為審察、視察,另外也有證明的意思。唐太宗曾謂:「以銅為鑑,可以正衣冠;以人為鑑,可以明得失;以史為鑑,可以知興替。」因此,一本「年鑑」的功能,不外乎為今人之鑑、後人之師。在此意義深遠的宗旨、目的下,製作法鼓山年鑑已不只是單純的編輯工作,而是使命重大的「書寫歷史」工作。 因此,以時間、空間為經緯度,可以定位出法鼓山年鑑是保存:當代的、法鼓山為主體,以臺灣佛教、漢傳佛教、世界佛教、整體人類文化為背景的歷史資料。 在此定位下,從而制定出法鼓山年鑑的編輯原則、寫作方針。例如在內容架構上,特別規劃「國際弘化」的單元,以呈現法鼓山在世界佛教中的活動狀況;而在寫作方針上,針對某些重要活動,則會再加以描述當時的時空狀況,或是提供相關的背景資料,以呈現該活動的立體時空感。 二、內容架構 法鼓山年鑑的內容架構,基本上是以時間為主軸,所有篇章分類在2002年第一次編輯時,就已經全部確定,幾乎少有更動。從2005年開始,在綜觀篇中,增加各單位、地區例行活動一類,以補強原結構,使法鼓山年鑑呈現經緯縱橫、點線面具足的完整面向。 至於三冊一輯的《1989∼2001法鼓山年鑑》,其基本結構、大分類不變,但因為內容非常豐富,因此增加較多的子題文章,例如在總論(即綜觀篇)中,又分理念篇、人物篇、組織篇、工程篇,在各篇之下,再以不同的子題分述之。 除1989年至2001年外,法鼓山年鑑基本內容架構,以及撰稿人如下表。(見表二) 1. 綜觀篇 其下分為四部分:創辦人聖嚴師父、僧團道場、建設工程、各單位與各地區例行活動。因為這四個主題涵括整個法鼓山,最具重要性,所以特別以「面」的方式獨立單篇多篇成篇。 (1) 創辦人聖嚴師父 身為法鼓山的創辦人,聖嚴師父的一言一行動見觀瞻,精神理念貫徹法鼓山的所有活動,因此,聖嚴師父行程與活動,都分別納入實踐篇的各篇章之中,此處是以綜觀的方式論述。 表二:《法鼓山年鑑》基本內容架構及撰稿人(不含1989∼2001年)
(2) 僧團 僧團為法鼓山的精神領導中心,舉凡理念、關懷、修行指導等各項淨化人心的活動,無不以僧團為向外拓展、輻射的中心原點,而宗教師的培育養成,更是佛教弘傳的命脈所寄,因此特別單篇記述。 (3) 建設工程 在全省各道場的工程建設中,尤以法鼓山園區為法鼓山這十多年間最重要的建設目標,也備受信眾、佛教界,乃至於整體臺灣社會的關注。因此每年的工作進度,也特別以綜觀的方式記述。整體的概述,則選擇該年的重點工程,分別獨立子篇章做更詳細的記錄,例如法鼓山的照明、法華公園、園區步道……等。 (4) 各單位、地區例行活動 2005年起才開始增加這一部分。側重各單位所舉辦的例行性、常態性活動,因為這些活動多半都沒有被選入實踐篇的記事報導中,然而這部分反而是各單位最主要的工作內容,例如各分院每週例行的共修活動、讀書會,法鼓文化每月出版的雜誌、書籍等。 此外,年鑑一般都是以時間先後作為敘事的主軸,「線性」的記述方式,容易失卻「點」或「面」的觀照,為了強化對整體全面的認識,於是特別增加這個單位為主軸的記錄單元。 2. 實踐篇(記事報導) 這部分占年鑑最大篇幅。編者選出重大而值得記述的事件,撰寫400至700字不等的報導,並配以相關的圖片,依時間先後順序排列。而在四類記事報導之前,都會有一篇概述性的總論,約4,000至5,000字。各類報導中,如有本年度中意義深遠的事件、人物、單位者,則又以「特別報導」的方式加以深入介紹。而聖嚴師父在重要活動中發表的文稿或演說,則是以「創辦人語」的版面刊出。 四大類分別為: (1) 大普化教育 法鼓山的「三大教育」之一,為普及化的各類型教育,內容是三大教育中最豐富的,包括法會、禪修、念佛等修行活動,青年營隊、兒童營隊、新皈依弟子成長營等,讀書會、佛學課程、社會大學等課程,座談會、文化出版、電視媒體節目等。 (2) 大關懷教育 法鼓山的「三大教育」之一,內容包括對法鼓山會員的關懷、對社會各界的關懷、臨終關懷、國內外的緊急救援工作,以及各項相關專業課程等。 (3) 大學院教育 法鼓山的「三大教育」之一,為學院類型的教育,包括僧伽大學、中華佛學研究所、法鼓佛教研修學院、法鼓大學等。 (4) 國際弘化 法鼓山在國際弘化推廣的情況,為了避免因分散在三大教育的篇章中失去全貌,故又特別獨立出來。內容包括法鼓山在美洲、亞洲、歐洲、澳洲等地道場、共修處的活動,與中國大陸的交流活動,以及參與各項國際交流活動。 3. 大事記 從一月至十二月,逐一條列該年內法鼓山海內外各體系的所有活動。例行的活動,除了部分於附錄中單獨表列之外,總表中僅在首次舉辦時列出。 4. 附錄 包括法鼓山國內外分院或聯絡處定期活動、大學院的課程及師資、法鼓文化出版品、法鼓山組織圖、法鼓山全球聯絡網等。 三、前置作業 1. 組成工作團隊 法鼓山年鑑編輯工作是從2002年開始,編輯小組設在法鼓文化編輯部企劃室之下。該單位的工作內容為企劃、編輯法鼓山體系內各單位之文宣品,因此原本就對各單位十分熟悉。初期,編輯人員尚屬兼任性質,隨著工作量增大,開始配有專屬編輯人員,高峰時期曾多達五位專任編輯,二位特約編輯;目前則常態編制三位文字編輯(含組長),特約編輯一至二位,特約美術編輯一位。 除了組成專屬編輯小組外,法鼓文化雜誌部、叢書部、印務部、文史資料部等單位,都是提供編務支援及供給文稿、照片的相關單位。 2. 制定流程與規範 (1) 工作流程 由於年鑑編輯時間長、資料量大,年鑑編輯工作務必事先規劃好良善的工作流程,包括徵集資料流程、編寫流程、審稿流程、校對流程,以及出版後的存放、領用、寄贈流程等。從2002年至今,各項工作流程及所需搭配的相關表單,運作上已十分成熟穩定。 (2) 編輯體例 制定編輯體例為工具類書籍很重要的一項,法鼓山年鑑亦不例外。從結構體例,到內容中的數字、人名、頭銜、地名、中英文的寫法等,都有非常詳細的規範。 為免編輯人員疏忽遺漏,必須製作成電子檔或紙本的〈編輯手冊〉或〈編輯備忘〉,以供隨時查閱。 3. 內部共識達成 由於體認到年鑑的製作工作,除了編輯人員的努力外,很重要的是與各單位的密切配合,編輯人員須仰賴各單位提供資訊、提供照片、確認資訊的正確性……等,這些繁瑣且額外的工作項目,如果沒有單位主管及連絡窗口人員的認同,年鑑編輯工作將會倍加困難。 因此,在2002年開始著手編輯之同時,便積極在法鼓山內部進行宣導。善用各種會議、集會場合等,除說明年鑑的重要性之外,也適時報告年鑑的編輯進度,一次次加強大家對年鑑的重視和注意力,以此達成更多共識。這期間,法鼓山創辦人聖嚴師父的支持,也發揮極大的帶領作用。 編輯作業 法鼓山年鑑編輯作業可概分為三個部分:一、準備工作,二、圖文編輯作業,三、美術編排作業。茲分別詳述其工作流程與內容如下: 一、準備工作 1. 排程規劃 由於年鑑的編輯製作時間相當長,約一年左右,且工作內容十分繁瑣,因此務必及早排定製作時程,做好工作分配,並確實掌握進度,否則很容易因為其他較為急迫性的工作,而疏忽年鑑的製作。一旦進度落後過多,雖然可以趕工追進度,卻往往因為活動舉辦或事件發生時日已久,資料追查不易,而更加耗時、耗力;在時間不足的情況下,多半無法蒐集足夠的資料,或無法仔細撰寫文稿,以致於影響品質,也讓工作人員徒增無謂的壓力。 2. 蒐集資料 年鑑製作最重要的工作項目之一,為資料的蒐集,不但須儘量蒐集所有資料,愈多愈好,且必須確認資料內容的正確性,同時必須取得相關之統計數據,例如:參與人數、場次、金額……等。因此建立通暢有效的資料來源,是編輯者的主要任務之一。 以法鼓山年鑑為例,其資料來源大致可分下列三種管道: (1)《法鼓》雜誌 每月出刊一次,八個版面、兩大張的《法鼓》雜誌,以報導法鼓山體系各單位之活動、訊息、心得、講稿為主,因此是法鼓山年鑑最主要的資料來源。不但蒐集各期刊出之文稿,也不定期與雜誌部人員開會,以加強對法鼓山之瞭解,有助於對活動事件內涵之掌握。 (2) 各單位所屬之刊物等 部分單位有其專屬之刊物、電子報,或是活動宣傳單、相關會議記錄等,都是重要的資料來源。 (3) 年鑑連絡人 於各單位設立連絡窗口,連絡人每月填寫「法鼓山年鑑-事件記錄表單」,以確保該單位之活動不會遺漏,以及各項數據的正確性。填寫的項目包括:定期活動、非定期活動,整體特色說明,例如:特殊意義、舉辦成效、開辦緣起等。 二、圖文編輯作業 1. 文稿撰寫 法鼓山年鑑文稿的撰寫,可以分為文稿結構、敘事方式及用語兩部分來討論。 (1) 文稿結構 法鼓山年鑑的內容,主要來源為《法鼓》雜誌所刊登之各類文稿,但雜誌多半採新聞式報導,並不符合年鑑體例;而且因為雜誌版面有限,內容往往會被濃縮、刪減,無法保留完整的訊息,因此所有年鑑的文稿,都必須重新撰寫(聖嚴師父的創辦人語除外)。 除了基本的5W1H(what—內容、when—時間、where—地點、who—人物、whom—相關人物、how—如何)務必清楚呈現外,整體文稿呈現方式,會因為撰稿人不同而有差異,為避免落差過大,確保文稿的一致性,因此制定有文稿撰寫基本格式,例如:
除了上述的基本架構規範外,綜觀篇文稿、特別報導等,撰稿人也必須先擬定詳細的寫作大綱,討論確認後,才會開始撰稿。 (2) 敘事方式及用語 年鑑的寫作目的,是為了公正、客觀、詳實記錄事件,因此文稿的記敘方式,以平鋪直敘為佳,不需要者不可自行揣測,不任意做比較,不可妄下判斷。 遣詞用語必須嚴謹、理性,避免情緒性的描述和誇張的用語,不濫用詞藻華麗的形容詞,不使用通俗語、流俗語。 「信、達、雅」仍為法鼓山年鑑文稿之最高指導原則。 2. 照片、圖表整合 在法鼓山年鑑中,照片與圖表占有相當大的比重,因此照片的蒐集管理與圖表的呈現,也成為很重要的工作項目。 每年為製作法鼓山年鑑初步所挑選出來的照片,其數量往往多達上千張,因此照片的存檔、管理,必須事先做好規劃。因為在編輯過程中,有時候會抽換圖片,如果沒有良好的管理方式,很容易混亂或遺失。 適當的圖表呈現,能夠讓讀者更容易掌握訊息。年鑑中由於有大量的統計數字,因此編輯人員必須適時製作統計圖表、一覽表等。 3. 校對 年鑑須力求正確,因此校對工作極為重要。由於數量龐大、內容繁雜,涉及的單位、人名、數據極多,因此法鼓山年鑑編輯組編寫有〈校對手冊〉,規範統一用字、統一用語、數字寫法、日期寫法、中英文寫法,以及單位名稱寫法、人名稱謂寫法……等,所有校對人員均需熟悉其內容。 除了文字的校對外,版面的校對亦不可輕忽,因此對照圖說、圖文是否符合,圖片擺放位置、大小,留白是否得宜……等,也都屬於編輯人員的校對內容。 校對方式除編輯人員多次校對、交換校對,並請雜誌部門、叢書部門、文史資料部門人員協助校對,有時會請活動主辦單位協助校對,以確保內容正確無誤。 三、美術編排作業 由於法鼓山年鑑係以資料的保存為主要目的,因此一開始就設定,美術設計確認後就不再做太大的變化,甚至規範某些設計不可更動,一來希望維持年鑑應有之穩定風格,二來可以減少每年在美術設計上的耗費。 法鼓山年鑑整體美術設計風格,以層次分明、清楚簡潔、雋永大方為三大原則,不花俏,每年不做過多的變化。其特色分別說明如下: 1. 層次分明 (1) 篇章、刊頭 一本書的篇章頁、刊頭之規劃設計如果得當,能讓讀者很快瞭解該書之結構與層次,因此法鼓山年鑑在最初設計時,便訂出各篇章、刊頭呈現之規格大小,以及圖片、文案變換方式,之後每年均嚴格遵守。 法鼓山年鑑篇章頁、刊頭規劃之層級及呈現方式如下: (2) 文字 大、中、小各類標題各採不同字體或顏色,層次清楚。 2. 清楚簡潔 (1) 不用過多字型 法鼓山年鑑所選用的字體,主要以明體為主,用在內文、主標等;其次為楷體,用在副標、引題等;再次為黑體,用於圖片說明等。同一頁使用字體不超過三種,以維持版面之簡潔、舒適。 (2) 不用過多顏色 法鼓山年鑑每年採一個主色調,作為封面、篇章、刊頭之用,其他輔色均選相似彩度、明度之顏色,以維持視覺之協調感。 (3) 適度留白 年鑑為大量文字、圖片之書籍,適度留白,有助於閱讀之流暢。 3. 雋永大方 考慮到年鑑的雋永性,整體美術設計風格亦力求大方、典雅。法鼓山年鑑的美術設計,擷取中國宋版線裝書的諸多元素,例如書耳、邊欄、行線等,加以變化而成為書眉、欄線等,希望整體風格在寬廣大器中,亦見其細膩精緻。 此外,圖片除了書影及少數必要之外,一律不去背景、不做合成圖、不做電腦修圖,保有歷史真實畫面,為年鑑用圖之最高指導原則。 推廣 為了和國內外各界分享法鼓山對社會大眾服務奉獻的成果,法鼓山年鑑製作出版後,均主動寄發各相關單位,寄贈對象包括法鼓山體系各單位、國內外學術圖書館、國內外學者等。(見表三)
電子化 法鼓山年鑑製作之初,便考慮電子化之作業。然因初期人手不足,僅進行相關規劃作業,至2006年才得以開始著手製作。電子化的目的,主要是為了滿足兩大領域的需求:一、一般社會大眾資訊、知識的查詢,二、學術單位之查詢、引用。 為滿足這兩項需求,法鼓山年鑑採用兩種途徑:一、運用現有網路資源,二、製作電子書。其方式與內容,分別說明如下: 一、運用現有網路資源 1. 法鼓山全球資訊網 將法鼓山年鑑部分內容,更新、補充於法鼓山官方網站──法鼓山全球資訊網上。 表三
2. 維基百科 維基百科為目前運用最為普遍網路百科全書,而且完全免費。因此從2006年起,開始將年鑑部分內容,陸續建置於維基百科中的法鼓山及其相關詞條下。 二、電子書 法鼓山年鑑之電子化,在分享資訊的同時外,必須具備「可供搜尋」的功能。初期是以網頁形式為規劃方向,但在評估後發現,網頁製作費用相當高,不但耗費相當多人力在重新編排、重新校對上,錯誤率也比較高,因此決定改採電子書格式。不過市場上電子書百家爭鳴,尚未有統一格式,而且只能進行單書搜尋,無法跨書本搜尋,所以此類形式很快就被放棄。 之後,由於Google已經可以進行PDF檔的搜尋,且目前網路上之碩博士論文許多都採用PDF格式,逐漸成為學術界所慣用,市場上也出現PDF形式之電子書。因此,最後法鼓山年鑑之電子化,以網頁、PDF兩種格式進行評比,其優略分析如下:
根據上述評比分析,網頁格式與PDF格式均可達「提供搜尋」之目的,PDF格式的優勝之處則有: 1. 製作費用低 2. 製作簡單、速度快 3. 頁面呈現與紙本相符 雖然網頁格式比較普及,且PDF檔版面規格不符合電腦螢幕,閱讀上較不便,但由於法鼓山年鑑電子書較少作為一般民眾閱讀之用,大多供資料查閱、學術引用,因此最後決定採用PDF格式。2007年起,委託UDN數位閱讀網製作為PDF格式電子書,除一般PDF格式頁面外,於每頁下方增加快捷目錄等選項,更有利於閱讀。 完成後的電子書,將放置於法鼓山全球資訊網、UDN數位閱讀網,供使用者線上閱讀、全文檢索,以及全書下載。 結論 法鼓山年鑑自2002年至今,已出版八冊(含1989年至2001年的三冊合輯),在人力、物力有限的情況下,堪稱成果豐碩。在這過程中,特別要感恩法鼓山創辦人聖嚴師父的支持和鼓勵,以及法鼓山海內外體系各事業主管、相關人員的協助。同時也要感謝編輯小組成員的努力,他們往往為了一個資料、一張照片,不厭其煩地再三搜尋、確認,其專注、耐力十足的敬業精神,實在令人感動又佩服。 當然,法鼓山年鑑還有許多需要改進之處,例如:由於活動類別、項目非常多,編輯人員雖以「上窮碧落下黃泉」的精神盡力彙集,仍難免有所遺漏,因此如何提高資料的完整性、精準度,仍是努力的目標。至於圖文品質、論述深度與廣度,也都需要編輯人員再加強。 除此之外,相信仍有許多不足之處,在此也祈請各界不吝指正,給予我們督促和指導。 未來,法鼓山年鑑除維持紙本格式外,將朝更多元的電子化格式發展,使年鑑的應用範圍更廣。除了電子化,也希望透過各種不同形式或方式,讓年鑑中的歷史資料活化、立體化,以作為法鼓山未來發展運作的參考,同時也可供宗教界、佛教界、文化界、教育界各領域之用,充分發揮「今人之鑑,後人之師」的功能與價值。 |