佛教圖書館館訊 第二十五／二十六期 90年6月 圖書館生產與作業管理初探陽明大學教授 廖又生【摘要】：資料爆炸、出版品污染、空間不足、人員短少及讀者需求不斷增長，圖書館事業遭受內外環境交叉壓力的逼迫，導致這個有生命的有機體產生空前的變化，危機常是轉機，亦是締造奇蹟的可能契機，本篇論文擬從產業界行之有年並著有成效的生產與作業管理之觀點，逐一檢討圖書館經營的「生產型態」、「館舍規劃」、「物料管理」、「存貨管制」與「品質管制」基本原理，俾讓業界同道瞭解圖書館生產力振興之道，藉資將各個館推向擁有競爭優勢的新境界。 關鍵詞：圖書館生產與作業管理（Production & Operation Management in Librarianship）；連續生產 （Continuous Production）；設備佈置（Equipment Layout）；八十／二十定律（80/20 Rule）；經濟批購定量（Economic Order Quantity）；製造資源計劃（Manufacturing Resources Planning）；全面品質管制（Total Quality Control） 一、引言 甫行公布實施之圖書館法第四條第一項明定：政府機關（構）學校應視實際需要普設圖書館或鼓勵個人、法人、團體設立之。據此，苟欲開辦一家圖書館或一所圖書室除須依照法定程序辦理設立登記外，主事當局尤其關切得否彰顯預期功能；本文即想從企業管理中最原始的生產機能（Production Function）來探討圖書館事業組織與管理諸多問題，冀能促進其提高產能，並得以維持既有優勢而永續經營、綿延不絕（註1）。 二、圖書館生產與作業管理基本理念 圖書館係蒐集、整理、保存圖書資訊備供外部公眾或特定對象使用的措施，其整合諸多生產要素（Production Factors），譬如土地、勞力、資本等，復經由投入、轉換、產出（Input-Transform-Output）的流程，發揮效用，俾滿足讀者資訊需求，此系列性動態活動即為圖書館生產作業內涵，故圖書館生產與作業管理（Production & Operation Management in Librarianship），可界說為：針對圖書館技術服務與讀者服務有關作業環節，從事規劃、設計、執行、修正與控制的管理程序。茲可以圖一顯示如下（註2）：
圖一：圖書館POM系統概覽 揆諸圖一所示，基於圖書館是一不斷成長的有機體之事實，館員操持生產與作業管理系統之時，須遵循下列三項指導原則（註3）： （一）標準化（Standardization） 即將物料、資訊之式樣、大小與特質等規格予以定性，使之轉換過程中之每一階段皆符合既定規範，我國圖書館法第六條規定：圖書資訊分類、編目、建檔及檢索等技術規範，由中央主管機關指定國家圖書館、專業法人或團體定之。顯然著眼於追求標準化製造理念。 （二）專業化（Specialization） 早從泰勒（Frederick W. Taylor）的科學管理運動起，製造業便強調個人、職業、機器與產品等分工（Division of Labor），我國圖書館法第九條、第十條揭櫫館務分工、館員專業，斯為呼應專業化精神之明證。 （三）自動化（Automation） 運用資訊科技替代人力的過程，謂之自動化；二次大戰以後，隨資訊系統的更迭改良，圖書館自動化蔚為風潮，因之，圖書館法所定之圖書資訊型幟已涵蓋視聽資料、電子媒體及網路資料（該法第二條第二項可資參照），自動化和圖書館經營息息相關，館員從事資訊轉換勢需考量線上作業的因素，俾符實務上之要求。 三、圖書館生產型態與館舍規劃 圖書館製作有形產品（Tangible Product）及無形服務（Intangible Service）的方式謂之生產型態（Production Pattern），其可大別為兩種（註4）： （一）從讀者需求方式區分為「存貨生產（Inventory-Made）」與「訂貨生產（Order-Made）」 1. 存貨生產另稱標準生產（Standard-Made），係指依館藏發展政策（Collection Development）經標準化過程，以單一性能機具（Single-Purpose Machine），秉於生產批次規模（Production Order Size）所從事的制式化生產，例如各館定期的採編作業工作屬之。 2. 訂貨生產亦稱個別生產（Individual-Made），乃是館方依照讀者需求所採行的服務策略，其產量較難掌握，恒採通用性能機具（General-Purpose Machine）從事製造，其產品種類多，但產量少，例如盲人點字書、有聲書、專題選粹服務（SDI）等。 （二）從重複生產程度區分為「連續生產（Continuous Production）」、「間斷生產（Batch Production）」與「專案生產（Porject Production）」 1. 連續性生產指館方之一端將資源投入之後，依製造流程連續不斷加工最後於另一端產出產品的一貫化生產方式，我國圖書館傳統之採、編、典、閱環節即是此種生產型態。 2. 間斷性生產則是應運產品樣式多元需求，製造工具須重新籌備裝置而從事的彈性製造策略，例如各館各自獨立的工作站以從事簡易編目、參考諮詢、推廣等作業型態。 3. 專案生產係指唯一產品製造時間較長、所耗資源較多者而言，例如古籍整編、善本圖書校勘等，通常是圖書館特定目的下所進行的生產型態。 再者，圖書館館舍之規劃（Building Planning）可區別為館址選擇（Plant Location）及設備佈置（Equipment Layout）兩層面來檢討，茲分述如下： （一）館址選擇 一般包括館舍地區（Area）與座落地點（Site）的選擇，吾人於擇址時應考慮運輸、勞力、動力、水資源、社區、環境污染、國際關係、氣候與天然現象等八項因素之影響，其次再對各地理區域進行評估，選一最適當之區域，再次亦須比較城市、鄉村、郊區等不同類型位置之相對利益，最後再確定設館的座落地點，簡言之，圖書館經營者須考量所需機具設備運輸裝卸、館員運輸設備操作、員工及讀者擴充準備等配合條件是否具備，始符產能規劃基本原理。 （二）設備佈置 此為製程設計之延伸，在館務推動中，安排每一部門的生產設備，如果可以安排恰當，則圖書館生產能力可增強；圖書館設備佈置類型有三種，足供同道參酌： 1. 程序佈置（Process Layout）：即功能佈置（Functional Layout），指將具有相同功能的機器或作業聚集在一起，而形成專門技術轉換單元，例如日韓文資料室、西文期刊、視聽資料加工轉換等作業模型屬之。 2. 產品佈置（Product Layout）：亦稱直線佈置（Line Layout），前揭依圖書資訊製程及操作次序安排而形成的採、編、典、閱之生產線方式屬之，此為一八八七年以來圖書館經營（Library Economy）最常採用專用機器設備投注於剛性而例行化的作業模式。 3. 固定位置佈置（Fixed Position Layout）：指將資料及製造程序移至最終產品地區之佈置方式，例如臺灣特藏、輿圖室、法律室等屬之。 四、圖書館物料管理與存貨控制 圖書館營運牽涉館藏及實體配備之細目極多，如何在料帳相符的前提下，採購、控管、驗收、運送及儲藏種類繁多的營造物用物，企業生產及作業管理中成效卓著之方法值得業界同道借鏡者有： （一）價值分析（Value Analysis, V.A.） 採購作業不僅要按規格購進適合品質水準之物料，同時尚須不斷尋找原有材料之替代品或新材料，以確保資材供給來源及降低物料成本，圖書館應以這套結構性方法藉以發展交替策略，鞏固生存利基。 （二）ABC分類法 淵源於八十／二十定律（80/20 Rule），乃是根據館方各種存貨使用量金額，將圖書館資材劃為A、B、C三級，A級種類少、金額最大，有如善本圖書等；C級種類多，金額卻低，例如通俗讀物，可以考量購置複本，並輔以複倉制（Two-Bin System），以備不時之需，茲以圖二表示如下：
圖二：ABC分類法與圖書館庫存管理 從圖二得知，大多數產業均發現每年存貨消耗價值的70%至80%常來至25%至30%的存貨項，職是，館員僅需將監督及查核工作重點集中於A類資材即可。 （三）經濟批購定量（Economic Order Quantity, EOQ）： 藉此以決定最適當的訂購量，俾使存貨成本（Inventory Cost）降到最低，此得以圖三呈現如下（註5）： 圖三：經濟批購定量模式與計算公式 觀諸圖三，館員可以將庫存相關資料代入上方公式以求得經濟批購訂量，以便決定每次最佳的訂購數額。 （四）物料需求計劃（MRP I）與製造資源計劃（MRP II） 1. 物料需求計劃（Materials Requirement Planning, MRP I）主旨乃在材料需求的管理，並非針對存貨加以管理，舉凡圖書館所需之紙張、文具、機具、耗材等需求應先決定其毛需求量、淨需求量，俾能降低其存貨成本。
圖四：製造資源計劃為主導的經營策略 依圖四所示，MRP II全盤可強化圖書館技術服務及讀者服務的管理效能，頗值吾人留意。 五、圖書館品質管制與無缺點運動 圖書館品質管制（Quality Control, Q.C.），乃是透過標準品質的設定，然後運用組織、計劃、規格、測定、檢驗等手段，以達成館務標準品質的整體管制活動，品質管制起源於製造業，今日服務業跟進，亦強調品質保證意識，依學者費根朋（Armand V. Feigenbaum），品質管制發展歷經以下五階段（註6）： （一）操作員的品管階段（Operator Q.C.） （二）領班的品管階段（Foreman Q.C.） （三）檢驗的品管階段（Inspection Q.C.） （四）統計的品管階段（Statistical Q.C.） （五）全面品管階段（Total Q.C.） 為健全發展圖書館，提供完善之圖書資訊服務，凡與讀者需求有關的部門，皆須對品質負責，故圖書館品質管理，管見以為應採行下面四種管理策略。 （一）品管圈（Quality Control Circle, Q.C.C.） 另稱品管群或品管小組，以一人為組長，帶領約十人左右成員，發揮目標管理（MBO）精神，積極研發改良服務品質且同心協力達成同組品管既定目標。 （二）無缺點運動（Zero-Defects, Z.D.） 又稱無錯誤（No Error, N.E.）運動，淵源於一九六○年美馬丁公司，其主要在敦促員工發揮一次就做好的觀念，以消弭人非聖賢，孰能無過的陳舊胡謅，以減少瑕疪發生機率。 （三）全面品質管制（T.Q.C.） 早於一九五○年由費根朋所倡導，私人企業亦稱公司廣角度品質管制（Company-Wided Quality Control, C.W.Q.C.），主張事業體自產品設計開始，經採購、進料、製造、成品檢驗、庫存、裝運至產品到達消費者手中，皆能產生「賓主盡歡」的圓滿結果，此種「產品品質，人人有責」的整體經營過程，謂之。 （四）Focus-PDCA 美國品管學家戴明（Edward Deming）明確將執行品管管理的實踐步驟臚列為發現問題（Finding）、組織素材（Organize）、澄清問題（Clarity）、瞭解真相（Understanding）、抉擇方案（Selection）、設計（Plan）、執行（Do）、檢核（Check）及行動（Act）等九個階段，值得圖書資訊界採藉以分析整館的品質水準。 圖書館營運管理工作經緯萬端，且在讀者權利意識高漲的後工業社會（Post Industrial Society），館員遭受5’S的壓力極大（即靈敏Smart、微笑Smile、速度Speed、滿意Satisfaction及誠摯Sincerity），往後圖書館如何強調品質管理，藉技術服務與讀者服務的良性互動，俾確實發揮「每一位讀者有書」、「每一本書皆有讀者」、「圖書以利用為主」、「節約讀者檢索時間」的宗旨，使圖書館組織成為一個名符其實的有生命有機體，全面品質控制是圖書館生產管理與圖書館行銷的連鎖符號，業界同道如何善用品質管理以誘發社教機構動人的吸引力，諒係專業館員應多所著墨的地方（註7）。 六、結語 效率（Efficiency）旨在力求生產資源投入最少，而效能（Effectiveness）則在產出不但量多且質佳，效率與效能兼顧對圖書館組織營運足以提昇其生產力（Productivity），君子務本，本立而道生，只要各個圖書館內部生產系統整合良好，生產力重振自能順應內外社會環境的衝擊，形成韌性極強的競爭力（Competability）；申言之，圖書館生產及作業系統體制能健全，其投入、轉換、產出可暢通無阻，館務全員啟動，圖書館必為二十一世紀最耀眼的文化機構。【附註】
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