佛教圖書館館訊 第二期 84年 6月
佛教圖書館自動化規劃問題討論
香光尼眾佛學院圖書館編目 黃惠珍
一、前言
資訊時代的來臨，電腦普及應用，帶動了社會各方面的自動化。談到圖書館，自動化已成為必然的趨勢，大家都期盼藉著自動化作業使圖書館從傳統走向現代，提昇服務的質與量，滿足不同讀者的需求，且經由網路進行館際合作，打破各圖書館藩籬，達到資源共享。
而佛教圖書館又如何進行自動化呢？筆者有感於佛教圖書館進行自動化是近幾年的事，因此特別就手邊的文獻資料及個人工作上的一些經驗做整理，提供給佛教圖書館在進行自動化時的參考，希望對各館能有所助益。
二、何謂自動化
1.定義
圖書館自動化之定義可就廣義與狹義二方面分別說明（註1）：
a.廣義：舉凡運用機械設備取代人工，用機器來處理圖書館業務，統稱為圖書館
自動化。
b.狹義：凡運用電腦來處理圖書館的作業及提供服務。
2.功能
由於電腦處理資料具有速度快、容量大等特性，因此藉由電腦的輔助，可使圖書館自動化發揮下列功能（註2）：
a.提高服務品質、增進生產量、減低工作成本。
b.減少人力及成本負擔。
c.減少錯誤。
d.加強館藏的控制。
e.可加速資源的分享，推動館際合作。
f.減少重覆的工作、節省時間、經費。
g.提高圖書館的聲譽。
h.增加對各項業務的管理和控制。
i.加速資料處理速度。
j.改善圖書館行政管理的缺失，提供精確有效的資訊。
k.協助圖書館管理者做決策，使圖書館充分發揮效率與效能。
3.目的
圖書館自動化的目的有四（註3）：
a.使讀者能充分利用圖書館的資源。
b.希望能夠充分發揮圖書館的功能。
c.提高圖書館管理的功能及服務品質。
d.達到資源共享的目標。
此四項目的的達成，可使圖書館業務達到經濟化、快速化、正確化及現代化。
三、自動化範圍
圖書館自動化作業的範圍分三方面討論（註4）：
1.行政管理自動化：如人事、財務等行政管理作業。有的佛教圖書館還包含「圖書
館會員管理」。
2.文獻檢索：以佛教圖書館為例，如開發「佛經全文檢索」等各種線上資料庫檢索
系統。
3.圖書館的內部作業：如編目、流通、期刊、採訪等自動化。各館可以依需求逐一
進行各項自動化。一般是先進行編目自動化，因為要有書目資料，才有辦法進行
流通等自動化。
四、自動化規劃考慮事項
圖書館業務一向重視規劃，以達到一致化、標準化及經濟化的原則。圖書館自動化的業務更苛求規劃，更須經慎思及精密的規劃（註5）。據筆者所知，有1/2的佛教圖書館已經開始進行圖書館自動化作業。還有1/2的圖書館未進行，因此筆者特別將自動化之前規劃要考慮的因素列舉於下：
1.圖書館規模的大小：一般以館藏量、流通量（即讀者使用圖書館的次數）及未來成
長量作為判類大小型圖書館。通常館藏量在十萬冊以上的都屬中型圖書館。可根據
各館發展規模選擇合適的自動化系統，以發揮軟體的功能，才不至於浪費經費。
2.就人力而言：因為自動化作業開始進行之初，必須有大量的人力來進行回溯建檔的
工作，其所需花費的時間、人力、物力都是非常可觀的。應考慮有多少館員能投入
，若聘用志工幫忙時也要考慮人力的穩定性及教育問題，以避免工作半途而廢，還
要花更多時間來處理後續問題。
3.就經費而言：使用自動化所需費用非僅當初購買之軟體、硬體費用，還須考慮後續
軟硬體維修費、擴充費、資料建檔費、人事費、電腦耗材費，在做自動化規劃時必
需將未來每年會支出的費用也納入經費預算。
4.就服務對象而言：瞭解服務對象的需求特性來選擇適用的軟體，以提供更好的服務
。例如：學術性的佛教圖書館，在自動化書目建檔方面，資料則要詳細，才能提供
更多資訊給讀者，因此要有功能強的編目系統，反之若以流通借閱服務讀者為主的
佛教圖書館，在流通模組的功能則要較強。
5.就館員而言：佛教圖書館較缺乏專業圖書館員，而自動化的進行也需要對系統有概
念的人員，所以館員的再教育是非常重要的。在進行自動化作業時，館員是否能適
應新作業、會不會產生不安？這也是需要注意的。
6.遠景性問題：規劃自動化，不是只考慮眼前的需求，更重要的是有宏觀，能看到資
訊網路是未來的發展趨向，無論在軟體、硬體方面要能配合資訊網路的發展。
除了以上討論的數點外，尚須注意自動化實施進度、館方的作業程序、讀者的教育等。在自動化實施之前，應先對自動化作業後可能發生的狀況，擬有因應的政策，以免有措手不及的情況出現。
五、如何選購套裝軟體
系統沒有好壞之分，所以系統的選擇不在它價格的昂貴或是功能強，也不在於系統的好壞，最重要的是要能適合圖書館使用。因為只要是適合圖書館的系統，就可稱為好的系統。所以在選擇自動化系統時，需針對圖書館的特性、發展現況及未來的發展做一了解之後，再行對各系統評估，選出合宜的系統，使圖書館自動化達到預期的效益。在對系統評估之前，先蒐集廠商的資料，了解各家廠商的特性之後，選定幾家圖書館認為較符合的廠商，然後進行「系統需求書」的擬訂，使廠商透過這份需求書了解圖書館的需求。系統需求書的內容涵蓋圖書館的介紹、各項統計資料、硬體規格敘述及軟體功能需求敘述等項 （註6）。之後，再經由需求書所列的各項，評估各家系統軟體。
在評估系統時，須注意到系統的研發權的擁有者、是否是新開發的系統軟體、系統的穩定性、系統本身的延展性、是否可依圖書館的需要而做修正、後續的維護工作是否完善、系統的更新、資料的轉換格式、可與網路連線等都是在選系統時需特別注意的。以下對各點進行討論。
1.研發權的擁有者
一般系統的研發權有屬於公司和個人的兩種。屬於公司的是較有保障的，如果在研發的過程中發生困難，則公司可能會將研發權賣給其他公司，由收購的公司繼續進行，原來使用此系統的客戶也一併移至新公司的客戶名單下，有義務對原使用者負責。若是屬於個人的，則發生困難時，可能即停擺，使用者的利益蒙受損失，圖書館自動化的進行，也將受到影響，而造成需換系統的危機。
所以購買的系統若屬於個人開發軟體，在洽談軟體設計時，最好能要求若無法再繼續服務時，能提供原始程式，以便自己能再尋求人員維修。
2.是否為新開發的系統軟體
在選系統之時，還須注意此系統是否已有單位使用，最好是選擇多單位在使用的系統，並可事先了解使用單位進行的情況，是否合於自己的圖書館使用。若是新開發的軟體，尚未有任何單位使用過的系統，可能還在測試的階段，容易發生許多無法掌握的狀況，在各方面也較無保障。
3.系統的穩定性
穩定性對系統是一個非常重要的特性。系統的穩定性不高，則易發生時時修改的情況，使用者需隨時去適應軟體本身，會影響作業的進行。
4.系統安全性
系統設計有做權限的控制，可以保護資料的安全，免於任何人都有刪除或更改的權利。
5.系統本身的延展性
系統需具備可繼續發展的延展性，才可以隨著需要在功能上做新增或修正，使系統可適應任何環境。
6.是否可依圖書館的需要而做修正
每個圖書館的特性不同，所需的功能也會有差異，因此若購買套裝軟體，必需要求軟體公司可以因應圖書館的需要，做小部分的修改，以加強系統的功能。但這必需在購買軟體前，事先要求有此服務，更必需瞭解此服務的費用如何計價，以避免上當。
7.後續的維護工作完善否
系統最重要的是後續的維護工作。如果沒有良好的售後服務，一旦系統發生了問題，那就只能換系統了；所以有完善的維修服務，自動化作業才可能發展順利。
8.系統的更新
任何的系統都應在適當的期限內做更新的工作。如果一套系統發展出來之後，就沒有再做更新的工作，系統的壽命就會縮短，沒有長期的發展性。
9.資料的轉換格式
一般使用自動化後，會希望可以達到資源共享的目的，因此系統的資料必須能與其他各館所用系統的資料格式互相轉換。故系統必須具備能轉換成 MARC 的資料格式，以便進行資料交流的工作。自行開發的系統，大多不能進行資料轉換，是一件很可惜的事，但至少要能轉成文字檔，以便將來更換軟體時，不用再重新建檔。資料轉換的格式是每一國家按ISO 2709 標準所訂的國家性機讀編目格式（註7），有US MARC、C MARC、UK MARC等多種，一般國內使用C MARC格式進行資料轉換。
10.對內自成網路，對外可與各種網路連線
選擇軟體，必需考慮能多台作業，亦即要求是「網路版」，館內可互相連線，節省彼此等待時間，也能提供更好的讀者服務。對外必須能與網路連線，和其他圖書館互通有無，減少人力的浪費，並可從網路上獲得更多的資訊，提供給讀者。
選定系統後，進行安裝及測試。硬體方面，先進行熱機測試，即將電源打開後，維持十幾廿個小時，或數日，看看機器是否能維持正常運作，若沒有問題，再依當初採購時，所列各項功能逐一測試，若有瑕疵，則請廠商調整、修理、或換一台至符合規格為止。軟體方面，一般很難測出該軟體功能的正確性。是否符合需求書所列的規格，端賴測試時，測試資料是否具有代表性，因此在準備測試資料時，要注意的原則是：
1.資料量要夠多，少量的資料往往測不出軟體功能的缺點。
2.除了一般正常作業的資料外，各種例外作業的資料亦要進行測試。
3.多種功能具有相關性時，準備的測試資料要完整。
如此才能測出這些相關的功能是否能正常運作（註8）。
經過測試後所選的系統必定是較符合圖書館使用的。如果在一年內系統發生任何問題，可要求廠商修改，直至適合為止。
六、書目資料
書目資料是圖書館自動化最大的財產，如何建立好品質、正確資料，需要用心規劃，以下列舉進行自動化書目建檔時需要注意的事項做說明：
1.建立方式：
書目的來源可分「自建」（即人工鍵入電腦）或「轉檔」（即透過電腦獲取其他圖書館已建立的資料庫進行轉換）。新館建立書目資料可採自建或轉檔方式，而舊館則必須還考慮回溯性建檔的問題。
2.回溯資料建檔：
即將過去人工所建立的卡片目錄轉為電腦可讀的目錄格式，稱為回溯性書目資料轉換或回溯性建檔（註 9 ）。
a.書目資料轉換的原則：
－ 決定回溯性書目資料轉換的範圍
－ 應考慮標準與品質問題
b.書目資料轉換的方式：
－ 線上轉換：圖書館可透過終端機與書目中心連線，利用線上資料庫將所需資
料轉為機讀格式，再進行修改。具時效性，適合新書建檔，但價格昂貴。
－ 批次轉換：圖書館將部份書目記錄或查尋要項存於磁碟，寄往書目中心，請
其比對後將相符者錄在在磁片寄回。時效性差，須加以修正及增加館藏資料
，但經濟。
－ 光碟轉換：目前中央圖書館有發售書目光碟片，可提供各館作非佛學書目之
轉換。
－ 利用他館資料轉換
－ 委託廠商代理
－ 圖書館自行建檔
c.書目資料轉換的步驟：
－ 提供原始資料：可選擇是排架片，為轉換內容。
－ 書目資料核對
－ 權威控制
－ 其他資料的轉換：讀者資料的轉換、讀者證件的製作、館藏加貼條碼、其他
相關檔案的轉換。
3.建檔原則：
佛教圖書館在建檔時有些特殊情形，異於一般圖書館的處理方式。如：佛教圖書館大多採用兩種分類法，要考慮電腦如何識別兩種類號？佛教有梵、巴、藏等多種圖書，在建檔時，逢電腦沒有的字形如何處理？等問題，都必需在建檔之初將此原則規劃出來，以便後人有所依循。
4.著錄標準：
中文圖書編目標準以「中國圖書編目規則」為主要依據，西文的則以「英美編目規則（AACR Ⅱ）」為主。機讀編目格式則根據「中國機讀編目格式」。
5.權威檔：
為控制書目的品質，維持每筆資料前後一致在建檔時對某些款目，著錄方式給予指定的用法，即是權威記錄，所組成的稱為權威檔。連接權威檔與書目檔進行權威控制，使編目上的差異或檢索款目時，可做有效的控制。例如：
釋度輪 法華經
見 參見
釋宣化 普門品
七、結語
隨著新興科技產品的誕生，圖書館自動化的範圍更擴充到利用各種媒體來加速自動化，例如全文資料庫的技術發展與應用、光碟資料庫、電子郵件、電腦網路等（註 10 ）。因此圖書館在進行自動化時還必須考慮未來發展的趨勢，如何運用現代科技媒體來服務讀者，以加強自動化的功能。
以上論述是將自動化的定義、功能、目的、範圍、自動化規劃需注意的事項及如何選購套裝軟體和書目資料建檔等問題做整理，希望藉此拋磚引玉，讓我們一起來為佛教圖書館自動化努力。
【附註】
註1：張慧銖，《圖書館學問題研討（三）圖書館自動化》，（台北：文華圖書館管
理，民84），頁3。
註2：同上註，頁3-4。
註3：同註1，頁4-5。
註4：同註1，頁6。
註5：同註1，頁8。
註6：中國圖書館學會圖書館自動化規劃委員會，《臺灣地區圖書館自動化系統彙
編》，(台北市：教育部，民82)，頁81。
註7：張鼎鍾，《圖書館自動化導論》，(台北市：台灣學生，民76)，頁43。
註8：同註6，頁82。
註9：詹麗萍，〈圖書館自動化系統之規劃與實施〉，頁219-223。
註10：陳亞寧，〈我國圖書館自動化的迷思〉，《中國圖書館學會會報》，52期
（民國83年6月），頁96。
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