佛教圖書館館訊 第二期 84年 6月
圖書館自動化之路
－－經由建議需求書 RFP
中央大學圖書館資訊組 黃大偉
【摘要】：本文主要在介紹建議需求書 (Request For Proposal) 的功能、架構、及撰寫時應注意的事項，並兼論圖書館自動化系統的評選原則及方法。
一、前言
圖書館自動化系統的導入方式，一般不外乎下列三種：1.自行開發、2.購買現成套裝、3.專案委託外製。自行開發的個案，已經是極為罕見了；而後二者，都涉及與外部廠商打交道。通常在與廠商接洽的中期，建議需求書 (Request For Proposal，其實好像譯為建議徵求書比較貼切些，以下簡稱 RFP）扮演了一個相當重要的角色。在國內，筆者甚至見過，有圖書館就以 RFP之應答書（其實就是廠商建議書），做為合約附件－－即為自動化系統交貨驗收之規格依歸。因此，RFP 之重要，在國內，似乎就要與合約將近有同等效力了。
RFP 的前置作業
前面提到，「接洽的中期」，意思就是說，在RFP 之前（也就是「接洽的初期」）還有許許多多的前置作業要做。其中包括：
1.蒐集廠商基本資料（通訊資料、文宣廣告、用戶群……）。
2.整理圖書館本身的需求、作業流程、自動化目標、經費預算額度、及其他相關的數
據資料。
3.參觀同道圖書館（或向已自動化的先進圖書館尋求其自動化經驗）……。
4.館內同仁的再教育與心理建設。
5.草擬一份較為初步簡單的RFI（Request For Information ，可以這麼譯吧－－意
見徵詢書），請廠商對於貴館自動化可能的解決方案提出一些建議。
當然，上述這些前置作業，很多都必須持續到 RFP提出後，甚至於自動化系統開始運作之時。不過，如果沒有這些前置作業，恐怕也很難有具體的資料來撰寫 RFP。
國內圖書館界RFP 之產生方式
一般，國內圖書館 RFP的撰寫方式，幾乎都是「參考比照辦理」（說得難聽一點或白一點，就是「東抄西襲」啦！）。其實，這也難怪，因為，有多少圖書館都是這麼「破題兒第一遭」要推動圖書館自動化；而有多少圖書館同道，曾經受過系統分析的訓練，並且實習過 RFP的撰寫？這當然是蠻難的。因此，早期，當筆者在電腦公司服務的時候，常常看到的 RFP都是如出一輒-套公式、換數據而已。當然，那時回應的建議書，也都是一個樣版，改換客戶名稱與相關數據而已。時至今日，國內圖書館自動化的風氣已盛，慢慢地，我們也逐漸看到一些圖書館開始在評選其系統的「二代」、甚或「三代」；自然，這些二代／三代 RFP就要成熟完備了許多。
RFP 之撰寫人與 RFP 有價論
其實，在產業界或政府機構部門，講究的中大型自動化系統，多半是請專業的顧問公司，來撰寫其 RFP，這就好像蓋房子要請建築師來畫藍圖，裝潢要請室內設計師來比稿一樣自然。當然啦，在這種情況下， RFP就跟藍圖與裝潢設計稿一樣是屬於有價的智慧財產。所以，國內圖書館的這種自助克難方式，還是相當難能可貴的，足見國內圖書館同道是多麼能幹。
RFP 與需求書之不同
另外，在開始探討 RFP以前，還要澄清一點，RFP 與需求書不同。經常有許多人把「建議需求書」去了個頭，就當成需求書了。其實，正如前面所提，RFP 的 R是「徵求 (Request)」，而非「需求 (Requirement)」。需求書，充其量只是 RFP的一部分而已。
二、RFP 之功能
RFP 是建立系統時，「正式、形諸文字」與廠商溝通（交換意見）的方式。在國內，因其功能特殊，所以，可能與國外有所差異，這些功能差異，會影響到其內容。在國內，RFP 具有的功能如下：
1.告知廠商系統環境，現況，及預期目標與方向。
2.由上述的系統環境、現況、及預期目標與方向，其實就已透露出預期應答系統的規
模；當然，也有圖書館更進一步在 RFP上界定或限制應答廠商資格。
3.要求廠商依照固定格式，提供劃一評比標準的參考資料。
4.要求廠商清楚描述決標後，廠商應盡之責任與標的系統規格。
5.清楚敘述系統評比標準，採購相關作業程序的注意事項與一些時程敘述。
6.進一步資訊，若有未盡事宜，或有名詞釋義上的問題應該與哪位聯絡人接洽。
撰寫 RFP 應注意的事項
因為 RFP與日後合約的內容有相當密切的關係（甚至，國外有些 RFP的範本，中間有一段落就是要求廠商的建議書中要提供合約的草約），所以，撰寫 RFP需要花相當的心思，小心謹慎，力求文字清楚嚴謹，儘量用量化、具體的數據與敘述，避免有模稜兩可或者任何彈性釋意的空間或機會。
在撰寫 RFP的過程中間，對於館員來說，其實就是一個非常好的學習機會。前面曾提及，為了要清楚敘述圖書館目前的狀況、作業方式、及預期目標……這些都需要進行所謂系統分析才能得到的一些資訊。這些必備的作業程序，幫助館員更加瞭解圖書館自身的狀況與自動化的目的。另外，還要經常與廠商溝通聯繫，一方面，在專有名詞的釋疑上要取得大家的共識；另一方面，則要避免一份需求過高的 RFP，最後造成乏人問津，無人應答的結局。
還有就是，有些資格限制，要注意立場問題，有時，常常會有「綁規格」的說法，就是用需求或規格來保障一家或少數幾家廠商的商機。其實，筆者認為，這真的是立場問題。如果，「綁規格」的用意，是在保障圖書館的權益而非廠商的商機時，這實在不但是無可厚非，而且義不容辭的；可是經常這樣的善意與立場，都會因酸葡萄心理而曲解，規模越大的系統採購案，這種流言耳語之害，越是嚴重，所以，筆者強力建議，RFP 須透過群體決策來共同分攤責任（也就是至少在最後要送交廠商前，需要所有相關人員共同確認通過），同時也可以避免因為一個人的利害關係犧牲了整個團體的權益。
三、RFP 之內容
RFP 的內容與架構，主要是依循著其功能脈絡而發展，大致如下：
1.系統環境敘述－－現況
2.系統設計目標需求－－主要是大方向，也有圖書館將需求書及名詞釋疑就放在這個
部份
3.廠商應答須知：
(1)聯絡人通訊資料
(2)建議書（或RFP 應答）呈繳期限，及其相關時程之敘述
(3)系統展示方式的敘述
(4)建議書之劃一格式（以利未來之評比）
A.建議系統（標的系統的軟、硬體大致規格）
B.報價資料
C.草約
D.需求應答（大多數需求書是放在這個段落）
E.廠商資格認證
F.特殊服務項目－－如回溯建檔、機讀格式轉檔……
G.系統環境整備需求
H.附帶條款
I.備援系統
(5)合約保障條款
A.交貨時程
B.付款方式
C.罰則
D.服務品質要求
E.履約保證金
F.保固維護方式
G.如有糾紛之仲裁機構
(6)軟體更新費用問題之澄清
(7)建議書之評比方式
(8)建議書之後續處理－－廠商的建議書由於帶有報價資訊，不管系統評選之結果如
何，建議書退不退件，圖書館都有責任要替廠商保密。如果要做為教學素材，或
提供第三者參考，務必要經廠商同意。
上列內容只是一個參考架構，圖書館可參酌本身之特性及主客觀環境，自行調整。
RFI與RFP
如果圖書館對於打算建制的圖書館自動化系統還沒有一個大致的腹案時（也就是要多大的機器、多少個終端機……），這個時候，還沒有到達 RFP的階段。可以先尋求各自動化廠商提供資料，甚至，可以請其業務協同該廠商的圖書館系統人員來提供一個初步的估算或規劃，這個就是所謂的 RFI。RFI 可以是非正式的，甚至於可以是口頭的意見。RFI 可以作為編列預算的參考，同時，RFI 提供的資訊可以讓館員大致瞭解圖書館自動化市場的發展現況，及目前的技術水準。RFI 是不具任何法律意義的。
RFI 與RFP 最大的不同即在於RFP 已經是評比階段的起始。RFP 的目的，就在於儘量將一些非重點條件儘量劃一，然後突顯選機、選系統的主事圖書館最重視的需求。而RFI 還只是在認識系統的階段。所以，我們可以這麼說，RFI 提供給RFP 一些基本資訊，RFP 需要去統合RFI 上一些客觀環境條件的歧異。但是，也不要真的就把RFP 當成合約書的唯一依歸。其實，在系統選定之前，RFP 尚有很多可以商量的彈性空間，可以用一些但書條款放在合約書上，合約書的法律效令當然要高過於 RFP。
撰寫RFP 應注意的事項
第一要務是公平：縱使圖書館已經有上下一致的共識，較為傾向於青睞一套特定的系統；在準備RFP 時也應該一視同仁，讓大家機會均等。所以，在這個原則之下，提RFP 給廠商的時間，應該一致；給廠商準備RFP 應答的時間也要一致地夠長。通常建議寄發RFP 到應答時間，其間最少要留給廠商 6-8週的時間（這是國外的文獻建議的，國內的廠商由於競爭激烈，加上國人刻苦耐勞成性，常常一半的時間不到，廠商的業務及圖書館系統專業人員都會焚膏繼晷，拼命努力達成使命；筆者曾經見過最短三天！這樣當然不妥，期限緊迫的過份了，這會產生很多不好的後果以及不必要的臆測，廠商會懷疑這是「惡性排除手段」）。
第二是清楚；減少疑義：這個不容易做到，特別是在圖書館的專業用語上。關於採購、規格、合約、法律……這些採購部門同仁都相當清楚（我是指學校單位總務部門），可是牽涉到圖書館系統的功能，這個就有很模糊的灰色地帶。可能同樣的字眼有不同的解釋，也有可能不同的用語卻代表著同樣的意義……而問題就在系統評比的主要依據，主要就在於這個模糊的灰色地帶。所以，慎重起見，有的圖書館會在寄發RFP 一段期間（約一、二週）之後，舉辦一個規格需求說明會。同時，為了避免以後的糾紛與誤會，除了公開辦理的規格需求說明會之外，任何對於廠商的詢答，最好能以書面方式（傳真或書信）進行，並存檔備查。
除了對廠商的遣詞用字要清楚外，另外也要要求廠商澄清所有的問題：也就是，第三，保障圖書館權益：問清下面這些在國內特殊環境下經常被忽略的問題：
1.中文終端機模擬軟體的費用。
2.線上公眾書目查詢系統 (OPAC) 的中文轉碼機制是在查詢終端進行或是在主機轉
碼。因為大多數 OPAC 終端都是 Big-5 PC 。
3.連線的方式是透過區域網路、電信網路、抑或RS-232串列通訊埠。因為有時候透
過不同的管道進來，帳號資源的分配方式不一樣。
4.上線帳號使用權（User License）的計算方式－－這個在主機作業方式下，直接
與費用相關。是計算同時上線帳號數(concurrent user id)？還是同時上線連線
埠數(con- current user connection)？因為如果是透過 RS-232 串列通訊埠或
是電信網路撥接進來，這個數字的上限，都會受到實體設備的限制；可是，倘若
透過區域網路、校園網路、甚至於網際網路上線，理論上設備就沒有對於最大上
線人數的限制了。而這個限制又分為作業系統層次、應用軟體層次、資料庫層次
……不太好懂，是吧？沒有關係，只要在系統選擇前，要求廠商把這些事項說明
清楚就可以了，這篇文章的目的不在於弄清楚這些，因為各個有其詮釋的方式…
會越弄越複雜，所以，只是在這做個提醒，要您放在心上。
會提上列問題的原因，是因為筆者依經驗，發現國內圖書館大多數過分注重UNIX作業系統、中文機讀編目格式、 中文全漢字交換碼、 這些教條（現在可能已經變迷思了），而忽略了這些原則後面的基本精神與落實執行的方式……。
關於系統評選方式
這個實在是個困難的問題。台北市市立圖書館資訊室的韓主任一句經典的名言：「沒有最好的系統，只有最合適的系統。」；筆者則常喜歡用交友婚姻來比喻圖書館選擇自動化系統的歷程。問題就在於怎麼樣去認清與選擇您的對象？怎麼樣才是最合適的系統？婚姻可能嚴重一點，後半輩子相廝守的伴侶；而通常圖書館自動化系統這個選擇是三年五載，而且要耗用相當多的人力、物力……焉可不謹慎？
再看看，自動化廠商在選定系統前的殷勤，努力把自我推銷給圖書館……豈不正像是努力追求對象的男子？圖書館當然在點頭 say yes之前，要認真的選擇她的良人。系統選定後，維護良好的廠商關係幾乎就是保障系統正常運作的同義詞，這和維護和諧的婚姻關係一樣需要智慧。不過，這是後話，暫且按下不表。
怎麼去評選圖書館自動化系統？筆者擔任過幾個圖書館選擇系統時的顧問，通常我最常給的建議是 1.顧問無用論（當然，這是謙稱啦……）：其實，這個陳述的真實意義是說選擇圖書館自動化系統主要（而且幾乎所有）的責任，都在於館員，最後承擔其後果（真正天天要用這個系統執行業務）的也是館員；顧問最多只是在選擇時，提供一些經驗，三姑六婆一下，供館員決策時參考而已。所以，這一個說法主要是強調選擇的主體，是圖書館同仁。顧問，不能，也不應該在選系統時擁有投票權。 2.系統的選擇是盲目的（正如同愛情是盲目的一般……）：沒有人能夠在真正用一個系統之前，真正知道這個系統是不是最合適自己，好不好，可能是客觀的；可是合適不合適，這就跟喜歡不喜歡一樣是相當主觀的。所以，還是強調，「館員是選擇的主體」，因為，唯有選擇時，是大家群體的決策，一致的共識，全體的「歡喜甘願（台語）」，最後，無論選擇結果的好壞，才能夠全體館員一體同舟共濟、團結面對。好在，大部分在國內行銷的圖書館自動化系統，都有既有的客戶群，意思就是說，已經有圖書館在用，基本上該有的功能都有了，大致上差不到哪裡去。
也許您看了上述非常消極的敘述，會導致一個結論：
那麼既然差不多，是否就乾脆用「抽籤」的？或者「就選價格最低」的？當然不是。過程是很重要的。街上隨便一對男女，基本上也都具有婚姻的基本條件與功能，可以傳宗接代，可是他們卻不見得是對好夫妻。因為感覺不對嘛！筆者在這邊強調的一點觀念就是：「圖書館自動化系統的選擇，基本上不會太離譜（不要把他想像的那麼困難；不過，如果您要鑽牛角尖，這倒也真是不可能達成的任務，因為多少還是要靠點兒運氣，而我們應該努力的，就是降低這個運氣的成分，提升理性的比例），重要的是選擇的過程，要和諧圓滿，公正公開，尤其，要凝聚全館同仁的共識。這個是選擇過程的最大意義，如果和公正公開有所牴觸，以凝聚共識為第一優先考量。」只有這樣，我們相信，選出來的系統才會合適（就算不適合，也會在共識之下去適應了）。
態度和原則大致如上，可是，還有一些形而下的具體方法，可以幫助圖書館增加理性的判斷；在選用之前更深入地認識廠商及系統。貨比三家，就不外乎這樣比的……比品質（包括服務品質）、比價格、比口碑（品牌）。難就難在最後，要把這三種不同計算單位的評估標準要融合在一塊兒，所以，就會有什麼品質價格比、或者是先開規格標，入圍者再開價格標的各式不同的採購方式出來……，恐怕，單單討論品質價格比的公式，就可以寫篇碩士論文，所以，本文就不擬深入探究了。
品質，主要的參考依據就是廠商的RFP 應答書（或建議書）、廠商的簡報、實機展示、及友館的經驗……打聽一下廠商的平均建置時程、問題的支援能力與反應時效、是否有開空頭支票（做一些不切實際、甚至於無法實現的承諾。國外叫 promise vs performance ）的記錄。RFP主要是希望提供一個客觀的評估；可是，正如前文的精神，筆者認為「選擇基本上是很主觀的喜歡不喜歡」的問題，所以，評比辦法上，最好能有足夠的彈性，能夠充分反應出館員同仁的好惡，不要太執著於客觀的數據，以免「選擇了條件最好的系統，卻不是很喜歡的系統（然後要努力讓她變成一個合適的系統」，勉強撮合了一對怨偶，其後心理建設，恐怕工程浩大到無法想像。這當然是圖書館自動化的一大阻力。當然，這種主觀的好惡，是極容易受到簡報技巧、簡報者口才、簡報態度、實機展示時的感覺、乃至於實機展示者的解釋說明與態度，而有所影響。筆者的感覺，國內的自動化廠商，在簡報時通常表現出高度合作誠意、以低姿態（哀兵必勝……）、誠懇的態度多數較為討好……當然，這些是否屬於甜言蜜語或花言巧語，就需要系統選擇委員的智慧與多方驗證了。所以，如果有一個類似系統選擇委員會（或選機小組）這樣的組織，第一，這個團體的主要成員應該為圖書館員；第二、這個團體應該有經常的出席成員，以培養足夠的默契與共識（筆者曾經驗過，僅出席最後一次決選會議的委員，單憑一面之雅，及廠商的舌燦蓮花，就要下決定性的生死定奪。這個「主觀」，也未免太冒險了；而其決策品質，更是可想而知的糟）。甚至於，我們應該要求出席評比會商相關會議有一定次數的委員，才具備投票資格；第三、主席（或沒投票權的顧問）應該適時地提供專業的諮詢及建議，甚至於每一位團體的成員應該充分地溝通，交換意見。
價格，這項是毫無疑問的客觀指標。如果，價錢談不攏，再喜歡也沒用。口碑，其實，這就是一個「結合許多的主觀來成就一個客觀」的做法；不過，有時候，意見太多，反而會讓人無所適從。老話一句：最後決定自己做，責任自己擔，多蒐集點資料是不會錯的。
四、結論
邁向圖書館自動化之路，是漫長的，是艱辛的，也是充滿學習的。RFP 是這個歷程中間的一個重要階段，經由提供RFP 所換得的廠商建議書，可以提供一個客觀的系統評量比較之參考依據。雖然，筆者認為系統評選，是一個攸關好惡的主觀判斷；但是，這個中間的過程，往往是減少錯誤判斷之因。所以，一定要謹慎為之。
【參考書目】
1.Request for Proposal for the Ohio Library & Information System (OLIS)
2.Reynolds, Dennis. Library automation. (New York, NY: R.R.Bowker Company,
1985)
3.Rice, James. Introduction to Library Auto- mation. (Littleton, Colorado:
Libraries Unlimited, Inc, 1984)
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