佛教圖書館館訊 第十七期 88年 3月

淺談中國飲食文化圖書館
剪報資料處理政策演變

中國飲食文化基金會主任　張玉欣


【摘要】：本文就中國飲食文化圖書館剪報資料整理的歷程做詳細的描述。首先將走過的十年歷史分為草創期、穩定期及資訊期三個時期，並分別介紹不同時期的剪報整理與依據原則。其次介紹目前剪報光碟系統的運作情形，並將本館剪報勾選、分類原則及處理流程進行詳細剖析，也針對剪報與著作權的衝突問題作一說明。最後提供圖書館從傳統的人工作業走向剪報自動化的建議。

關鍵詞：剪報；自動化；影像光碟系統


壹、前言

　　中國飲食文化圖書館，其成立的目的在有效收藏並保存中國飲食文化相關文獻資料，除基本的圖書、期刊、特藏與非書資料外，剪報資料在館藏的份量上，也佔相當重的比例，因為透過剪報資料，可以提供完善的主題服務及快速、完整的資訊。

　　本館從事剪報資料整理工作，迄今已有十年的歷史，其收集的種類與份數相當驚人。回顧整理的過程，因資料量、經驗及資訊技術等因素影響，有政策的改變與陣痛，在此願以本館改變剪報管理政策的經驗與大家分享，以提供有志從事剪報處理的單位參考。

貳、中國飲食文化圖書館剪報資料之管理

　　每個管理政策的改變，皆可謂牽一髮動全身，對中國飲食文化圖書館也是一樣的。因剪報資料政策的改變，所引發的問題與解決過程，將其劃分為三個時期：草創期、穩定期、資訊期，茲將各期剪報資料的來源、整理方式、分類標題、儲存檢索方式等做介紹，並簡述本館剪報資料處理流程及著作權問題之處理。

一、歷經時期

（一）草創期（民國78-83年）

　　此時期的剪報資料來源為報紙及期刊二類。報紙以公司訂閱的為主，共八份。期刊則未限定收錄範圍，只要是與飲食相關的文章皆收錄，欠缺一定的標準。因此在草創期有諸多的缺失尚待改進：

1. 將剪下的報紙直接貼在剪報的紙張上，經過一段時間後剪報上的報紙易泛黃、模
　 糊不清。

2. 剪報與期刊剪輯資料混在一起，查詢時無規則可依循。

3. 剪輯資料量大，所做的分類卻僅用十二個標題粗分，無法查詢細類的特定資料。

（二）穩定期（民國84-85年）

1. 擬定「中國飲食文化圖書館剪報分類表」：鑑於草創期的幾項重大缺點，因此自
　 84年開始即擬定「中國飲食文化圖書館剪報分類表」，將資料分為十四大類，並
　 於每一大類下再細分各小類，使讀者能依分類號查詢所需的資料。茲將草創期與
　 穩定期之分類標題及裝訂方式作一對照。（見表一）

表一、剪報分類標題及裝訂方式對照表
＼時期
＼
項目＼		 草創期 穩定期
分類
標題		 按十二類分：
　一般食譜類
　中國飲食食譜類
　經營管理
　飲食典故、雜文
　美容飲食
　健康飲食
　藥膳食補
　點心、小吃
　人物特寫
　食材利用
　中國酒
　茶		 按十四類分：
　A.飲食歷史
　B.餐飲衛生
　C.健康飲食
　D.藥膳食療
　E.飲料
　F.飲食
　G.食品加工
　H.餐飲教育
　I.餐飲管理
　J.餐飲名店
　K.食物烹調法
　L.農漁牧業
　M.相關機關團體
　N.特殊飲食文化
分類標題細分 無 細分近300項
裝訂
標準		 依分類標題裝訂。同一分類標題、不同年份裝訂於同一本，每本約300張 依年份及分類標題裝訂。將每半年同一分類標題裝訂一本，每本約150張


2. 確立剪報的來源：將原有的剪輯資料改以期刊論文資料進行處理，而剪報以訂閱
　 的十二份報紙為唯一資料來源。

　　　　　　　　　　　┌───────────┐
　　　　　　　　　┌→│剪報資料（原報紙資料）│
┌───────┐│　└───────────┘
│剪輯、剪報資料│┤　┌───────────┐
└───────┘└→│期刊論文（原雜誌資料）│
　　　　　　　　　　　└───────────┘


3. 為改善報紙泛黃、模糊不清的缺點，故將剪報處理的過程增加影印原稿一項。

4. 訂定「剪報資料工作手冊」，以規範及統一剪報的工作流程。

5. 提出建立剪報光碟系統的計劃：在整理的過程仍出現些許的漏洞，如：每篇文章
　 僅提供一個分類號，讀者無法交叉檢索；加上近幾年來餐飲資訊十分發達，資料
　 量大增，因而館內空間僅能容納近兩年份的剪報資料，其餘較早年份的資料均需
　 移到書庫，無法供讀者使用。所以在85年底向董事長提出開發餐飲剪報光碟系統
　 的構想。

（三）資訊期（民國86年至今）

　　光碟系統的建置，是另一項圖書館自動化的開始。對於此項計劃能在一般私人專業圖書館順利進行，該感謝基金會董事長對圖書館的全力支持。由於私人圖書館大多經費有限，且建置一套可供檢索的系統需要一筆可觀的經費，以及每年固定支出的系統維護費，如果不是迫切需要通常不會輕易採用的。董事長曾經說：「雖然報紙上的資訊可能只是屬於較流行的飲食資料，過了時效性就缺乏意義。但資料長久累積下來，卻可以從中看出國人飲食習慣或整個飲食文化的改變，甚至每個時期所盛行的飲食風氣都可藉由剪報資料的保存而作一見證，所以你們就放手去做吧！但要記住，要做就要做最好的。」因此，剪報自動化的工作在董事長一番話的激勵下便展開了。

　　整個自動化的籌備過程約可說明如下：

1. 於民國85年詢問廠商進行比價。

2. 確認廠商並提出需求書。需求書內容包括：檢索點、硬體、軟體等。

3. 民國86年年初進行約三萬筆的回溯資料整理。

(1) 將草創期資料依「中國飲食文化圖書館剪報分類表」全部重新分類。

(2) 將穩定期資料與(1)分類整理後的資料，由館員進行關鍵字的篩選，每篇約3至4
　　個。

4. 將整理好的資料送至電腦公司進行資料的文字輸入及整篇資料掃描。

(1) 草創期的原稿資料過於模糊，掃描效果很差，且裝訂本太厚，導致報紙邊界文字
　　被削去過多。因此將草創期所有原稿資料重新影印一份不再裝訂，以便利掃描。

(2) 報紙上的圖片、照片，經影印後掃描效果不佳，且所佔容量太大，故決定未來剪
　　報資料若非重要的圖片或照片，則一律省略不剪。

5. 完成民國78至85年所有資料的處理工作，並製成四片光碟片。

6. 民國86年8月提供讀者一個月免費試用期，進而瞭解使用上的不便處或問題所在，
　 再請廠商進行軟體的修正。

7. 民國86年9月正式啟用「餐飲剪報光碟系統」。


▲中國飲食文化圖書館「餐飲剪報光碟影像查詢系統」

　　以上為本館剪報資料管理的三個時期，以「表二」表示。

表二、剪報資料處理三時期br>
＼時期
＼
項目＼		 草創期 穩定期 資訊期
年份 民國78-83年 民國84-85年 民國86年至今
呈現
方式		 報紙原稿 報紙影印版 電腦螢幕畫面，可藉由印表機列印
檢索
方式		 依十二類標題查詢 依剪報分類表查詢 依分類號、作者、關鍵字、日期、報紙名等項查詢
收集
內容		 訂閱的八份報紙及其它雜誌 訂閱的十二份報紙 開館至今的全部剪報資料


二、剪報資料處理流程

　　「餐飲剪報光碟系統」建置完成後，事實上有更重要的工作持續進行。因剪報資料具有明顯的時效性，更新的速度十分重要，因此根據基金會的人力、物力，決定每半年更新一次，尚未輸入光碟系統的紙本式最新剪報資料也同時置於架上供讀者使用。剪報工作是永無止境的，一旦放棄作業，之前所有的努力就等於白費了。這樣的共識獲得大家一致的認同，於是在每一個半年結束後，未來的三個月內全體同仁一定先將人力投入剪報工作中，讓這些每次近四千筆的資料能迅速確實地納入光碟中。以下是本館在整個剪報處理之勾選、分類原則與處理流程。

（一）勾選原則

1. 以報紙為資料來源。

2. 內容需符合「中國飲食文化圖書館剪報分類表」所列之內容。

3. 一般食譜不納入勾選範圍（因為未來大部分都會結集成書）。

4. 報紙上的內容若為轉載圖書之內容者，則以購書為優先，不再勾選該資料。

5. 為廣告宣傳性質之文章不收，如：專門介紹某企業之食品。

6. 由正式館員進行勾選，若新進人員則由館長進行一星期的指導協助，以熟悉勾選
　 取捨原則。

（二）分類原則

1. 每篇剪報依據內容給予適當之類號。

2. 若內容與二個以上的類號有關，依比例偏重部份，給予適當類號。

3. 當同一份剪報超過一頁以上，其分類原則為：

(1) 儘量將全部頁數之剪報分入同一類號。
(2) 若不同頁數之內容差異性過大，且頁與頁間可獨立成一份時，才考慮將其分開，
　　各自歸入適當的類號。

4. 若剪報內容無適當類號可歸類，則考慮其必要性，增添新類號。

（三）處理流程

1. 來源

(1) 早報：大成報、聯合報、中國時報、民眾日報、自由時報、中央日報、台灣新生
　　報、工商時報、民生報等共九份。
(2) 晚報：自立晚報、聯合晚報、中時晚報等三份。

2. 流程

┌────┐
│領取報紙│
└────┘
↓
┌──────┐
│館員閱讀勾選│
└──────┘
↓
┌───────┐
│工讀生剪裁影印│
└───────┘
↓
┌──────────────┐
│標示報紙名、版次、日期及頁次│
└──────────────┘
↓
┌────────────────┐
│館員進行分類，給分類號並劃關鍵字│
└────────────────┘
↓
┌───────────────────┐
│工讀生依分類號及日期，按順序排列檔案夾│
└───────────────────┘
↓
┌──────────────────────┐
│累積半年的資料，進行資料庫的建檔，包括每篇的│
│標題、作者、報紙名、日期、關鍵字、頁數　　　│
└──────────────────────┘
↓
┌───────────┐
│送至廠商處掃描製成光碟│
└───────────┘
┌────┴────┐
↓　　　　　　　　　↓
┌─────────┐　┌────────┐
│光碟送回圖書館使用│　│紙張式剪報送裝訂│
└─────────┘　└────────┘
　　　　　　　　　　　　↓
　　　　　　　　　　　　┌───┐
　　　　　　　　　　　　│置書庫│
　　　　　　　　　　　　└───┘


三、著作權的侵犯？

　　著作權法第四十八條第二、三款之規定：供公眾使用的圖書館、博物館、歷史館、科學館、藝術館或其他文教機構，有下列情形之一者，可以重製其所收藏的著作：

1. 基於保存資料之必要。
2. 就絕版或難以購得之著作，應同性質機構之要求。

　　當初在設置光碟系統並決定使用者付費原則時，曾經考慮到是否侵犯著作權的問題。但事實上經研究後，才瞭解著作權法對圖書館此類文教機構均有特別且較寬鬆的規定。以館內此套系統為例，它是單純作為學術研究之目的，因此可以合理使用他人的著作，包括重製、引用他人著作。且此套系統更是為保存文化資產，擔負文化發展重任，所以特別被允許可重製收藏的著作。

　　但若是作者親自前來使用此系統，本館則彈性考量不予收費，以免造成不必要的衝突。

參、結語

　　剪報資料僅是圖書館館藏的一部份，卻比其他資料需要投注更多的人力，以及要求資料的完整性。本館的餐飲剪報資料光碟系統是國內第一套以飲食文化為主題的光碟剪報系統，也是同仁們在工作上值得自豪的成果。曾有多方的研究單位或學校，詢問此系統的採訪、規劃等事宜，能得到相關單位的認同，是我們最大的欣慰。

　　十分慶幸我們的系統已順利完成，並定期進行資料更新工作，同時不斷地注意電腦資訊的動態，隨時讓這套系統處於最新與最佳的軟硬體環境，未來更打算讓系統上網，嘉惠更多的需求者。

　　在此對剪報資訊自動化提出一些建議，希望能提供其他圖書館或相關單位作參考。

1. 可先詢問已有製作光碟系統經驗的圖書館提供廠商的相關資料。

2. 與廠商洽談時，最好先瞭解是否有充份的製作經驗。儘量避免與無經驗之廠商合
　 作，以免增加系統不確定性的風險。

3. 對廠商進行比價時，館方要十分清楚估價單的內容，並針對每一家所提供的硬體
　 與軟體分別比較其差異性與功能。不應以價格來衡量品質的好壞，或作為購買的
　 主要考慮因素。

4. 資料請廠商輸入建檔及掃描，應先確認費用。因為有些廠商為獲得此一「賺錢」
　 機會，會先以低價策略展開攻勢，待接到此案並完成系統後，便巧立各種名目調
　 漲費用，超出原本的經費預算，造成負擔。

5. 電腦的版本（包括軟、硬體）儘量配合時代潮流，以免日後還要負擔更新版本的
　 費用。

6. 在與廠商簽定合約時，應立一年或一段時間的免費維護期，以測試新系統的穩定
　 性、親和性，以及是否符合原來的需求性等。正式驗收的工作是不可輕忽的。

7. 廠商承包資料輸入系統的過程中，應給予關心或定期前往探察，以掌握其工作進
　 度與瞭解工作品質。若有意見應儘速提出並修正，否則待系統完成後才抱怨品質
　 不佳，於事無補。

8. 系統完成後，後期的資料輸入及維修工作，基本上都由電腦廠商主控。因此在選
　 擇廠商所要考慮的因素，除了客觀的專業能力外，廠商的合作態度、待人處事等
　 ，也應納入考量中，因為未來長期的合作確實需要彼此的容忍與溝通，否則屆時
　 恐怕會成為「待宰的羔羊」。

9. 剪報自動化需耗費不少的成本，未來固定維護更新的成本更是編列預算時不可少
　 的項目，所以應先瞭解本身的財力是否能夠負擔，否則一旦預算短缺，系統、資
　 料無法如期更新，將喪失系統製作的意義。

　　以上是個人經驗的一些淺見，希望有機會能與同行在這方面或就其他館務彼此切磋，共享經驗的甘苦。

【參考書目】

1. 謝銘洋等合著，《著作權法解讀》，台北：月旦出版，1992。


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